POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

PREAMBULE

Cette Politique de confidentialité s’adresse à vous, en votre qualité d’utilisateur des sites internet suivants :

• http://www.la-sofia.org,
• http://www.la-sofialivresindisponibles.org
• http://www.la-sofia-action-culturelle.org
• http://www.la-sofialibrairie.org
• http://www.la-sofiainscription.org
• https://www.ag-sofia.org
• www.sofia-bd-dedicaces.org
• http://www.oocwmeeting.org/

Dans un souci de clarté et de simplicité, les sites listés ci-dessus seront indifféremment qualifiés dans la présente Politique de confidentialité le « SITE » ou les « SITES ».

La Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de la manière dont vos informations personnelles peuvent le cas échéant être collectées et traitées par la société SOFIA-SOCIETE FRANCAISE DES INTERETS DES AUTEURS DE L’ECRIT (Ci-après « SOFIA »).

La SOFIA est pleinement consciente de l’importance de la vie privée et de la protection des données personnelles à l’ère du numérique et s’engage à assurer une protection adéquate des données personnelles à l’égard de toutes les personnes avec qui elle entretient des relations dans le plus strict respect de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 (ci-après « loi IEL ») modifiée et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

Cela inclut, toutes les activités de traitement mises en œuvre à l’égard des personnes avec qui nous entretenons des relations dans le cadre de nos activités, à savoir :

• Les utilisateurs du SITE ;
• Les auteurs ;
• Les ayants-droits ;
• Les éditeurs ;
• Les fournisseurs de livres ;
• Les auteurs et ayants droit des livres indisponibles ;
• Les porteurs de projets pour les actions culturelles
• Les mandataires sociaux.

Les personnes listées ci-dessus seront désignées dans le cadre des présentes ensemble comme les « Utilisateurs ».

L’objectif de cette politique est de vous aider à comprendre :

• Les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles ;
• Les fondements juridiques justifiant le traitement de vos données personnelles ;
• L’origine de la collecte de vos données personnelles ;
• Les personnes autorisées à accéder à vos données ;
• Les tiers ayant communication de vos données ;
• Les mesures de sécurité mises en place pour protéger vos données personnelles ;
• La durée de conservation de vos données personnelles et l’approche retenue pour cette durée de conservation ;
• Comment nous contacter.

Des mentions d’informations spécifiques relatives à la protection de la vie privée et des données personnelles et/ou des formulaires de recueil du consentement vous seront communiqués, conformément aux exigences légales et règlementaires en vigueur, dans les situations particulières où nous pourront traiter vos données personnelles.

Ces mentions d’information décriront plus en détail la façon dont vos données personnelles seront utilisées dans le cadre du traitement en question. Dans l’éventualité où la législation de votre pays l’imposerait, cette politique ou ces mentions d’information pourront être complétées, le cas échéant, par des informations obligatoires prescrites par le droit local.

La présente Politique de confidentialité pourra être modifiée par nos soins au fil du temps, en particulier pour l’adapter aux évolutions ou aux changements de la règlementation applicable ou de nos pratiques internes. Les changements apportés figureront sur cette page. Dès lors, nous vous invitons à consulter cette politique régulièrement.

En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

• Vous restez maître de vos données à caractère personnel ;

• Vos données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

ARTICLE 1.IDENTITE & COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable du traitement de vos données est la société SOFIA.

En savoir plus et nos coordonnées

Rappel légal : Le responsable du traitement est, au sens de la loi Informatique et libertés, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement. Lorsque deux responsables du traitement ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont les responsables conjoints du traitement (ou co-responsables). Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

SOFIA, société civile à capital variable, enregistrée au Registre du commerce et des sociétés de Paris, sous le numéro D 423 194 364, dont le siège social est situé au 199 bis boulevard Saint Germain 75007 Paris, est spécialisée dans le secteur d’activité des supports juridiques de gestion de patrimoine mobilier.

Pour toute question relative à la gestion et à l’utilisation faite de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous joindre :

• Soit par email, à : acces@la-sofia.org

• Soit par courrier, à : SOFIA – DPO

199 bis boulevard Saint Germain

75007 Paris

ARTICLE 2.REGISTRE DES TRAITEMENTS

Le traitement de vos données à caractère personnel fait l’objet de fiches de traitements qui sont insérées dans le registre des traitements de la SOFIA.

ARTICLE 3.COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES

Dans le cadre de l’exploitation du SITE, la SOFIA est susceptible de collecter des données à caractère personnel relatives aux personnes Utilisateurs du SITE. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte.

Plus généralement, la SOFIA est susceptible de collecter vos données à caractère personnel :

• Soit de manière directe auprès de vous via des formulaires d’acte d’adhésion en ligne ou non ou à travers toute interaction entre vous et la SOFIA concernant la rémunération de vos droits ;
• Soit de manière indirecte dans le respect de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016
• les données que nous collectons automatiquement par exemple lorsque nous suivons vos interactions avec nos SITES, nos plateformes, au moyen, notamment, de cookies ;

• les données que nous collectons par l’intermédiaire de la « Notice bibliographique FEL (fichier exhaustif du livre) » mis à disposition par DILICOM sous l’égide de la Commission de Liaison Interprofessionnelle du Livre (CLIL) ;

• les données que nous collectons par l’intermédiaire des festivals pour la rémunération des dédicaces des auteurs et des autrices de bande dessinée .

Quel que soit le mode de collecte, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne, votre compte client ou bien encore via notre charte de gestion des cookies

Plus de détail

Lorsque cela est nécessaire, nous nous engageons, selon les cas, à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles pour certaines finalités, comme par exemple, la possibilité de vous adresser de la prospection commerciale ou de déposer des cookies tiers sur vos terminaux (téléphone mobile, ordinateur, tablette) à des fins de mesure d’audience des SITES.

ARTICLE 4.FINALITES & BASE LEGALE DES TRAITEMENTS

Les données à caractère personnel collectées sur les SITES sont traitées pour :

• La gestion de la base auteurs

Base légale :

• Notre intérêt légitime et notre obligation légale liés à notre mission de gestion des rémunérations dues au titre du droit de prêt, de la copie privée et de l’exploitation des titres indisponibles du XXe siècle entrés en gestion collective.

Notre gestion de la base auteurs couvre :

• Le référencement bibliographique et l’inscription des auteurs adhérents et non adhérents ;
• La gestion de leurs droits de prêt, de leur rémunération pour l’exploitation des livres indisponibles et de la copie privée à savoir : la collecte et la redistribution des rémunérations et le suivi des comptes ;
• Le calcul des rémunérations et le précompte des cotisations sociales.

• La gestion de la base éditeurs

Base légale :

• Notre intérêt légitime et notre obligation légale liés à notre mission de gestion du droit de prêt, des rémunérations pour copie privée et le cas échéant celles relatives à l’exploitation des livres indisponibles.

Notre gestion de la base éditeurs couvre :

• Le référencement du catalogue et l’inscription des éditeurs adhérents et non-adhérents ;
• La gestion de leurs droits de prêt, de copie privée, des rémunérations au titre de l’exploitation numérique des livres indisponibles à savoir : la collecte et la redistribution des rémunérations et le suivi des comptes ;
• Le reversement des rémunérations au titre de la copie privée.

• La gestion de la base bibliothèques

Base légale :

• Notre intérêt légitime et notre obligation légale liés à notre mission de gestion du droit de prêt.

Notre gestion de la base bibliothèque couvre :

• La collecte des déclarations des bibliothèques (que ce soit en matière règlementaire, pour les aider dans leurs déclarations ou encore répondre à toutes autres questions) ;
• La collecte des déclarations de vente des fournisseurs de livres ainsi que leur facturation ;
• Le contrôle des déclarations des fournisseurs de livres ;
• La prospection des fournisseurs de livres qui sont potentiellement soumis au droit de prêt ;
• La gestion administrative de la perception du droit de prêt.

• La gestion de la base fournisseurs de livres

Base légale :

• Contractuelle : le traitement est nécessaire pour la déclaration des ventes de livres.
• Notre intérêt légitime et notre obligation légale liés à notre mission de gestion du droit de prêt.

La gestion de la base librairies couvre :

• La collecte des déclarations et la perception des rémunérations dues aux auteurs de l’écrit et aux éditeurs au titre du droit de prêt ;
• Le calcul du montant des redevances à verser par les fournisseurs de livres au titre du droit de prêt ;
• Le contrôle des déclarations.

• La gestion de la rémunération des auteurs et des éditeurs au titre du droit de prêt

Base légale :

• Notre intérêt légitime et notre obligation légale liés à notre mission de gestion du droit de prêt.

La gestion de la rémunération des auteurs et des éditeurs au titre du droit de prêt couvre :

• Le calcul des rémunérations et de leurs accessoires ;
• La réalisation des opérations fiscales et sociales résultant de dispositions légales et réglementaires.

• La gestion des demandes d’action culturelle entrant dans le cadre du « quart copie privée ».

Base légale :

• Votre consentement via l’inscription faite pour déposer un dossier ;

La gestion des demandes d’action culturelle couvre :

• Les avis de la Commission d’attribution des aides et la mise en application des décisions

• La gestion des rémunérations intervenant dans le cadre du protocole pour la rémunération des dédicaces des auteurs et des autrices de bande dessinée dans les festivals.

Base légale :

• Votre consentement via l’inscription faite pour déposer un dossier et bénéficier de cette rémunération ;

La gestion des demandes de rémunération des dédicaces couvre :

• La gestion des rémunérations
• La réalisation des opérations fiscales et sociales résultant de dispositions légales et réglementaires
• Leur contrôle et leur versement
• La mise en œuvre de statistiques

• Gestion informatique des oppositions et des retraits des auteurs et des éditeurs de livres indisponibles

Base légale :

Contractuelle : le traitement est nécessaire pour la gestion des droits d’oppositions et des retraits des auteurs et des éditeurs de livres indisponibles.

Ce traitement couvre :

• La gestion des oppositions et des retraits de l’’auteur d’un livre indisponible ou de l’éditeur disposant du droit de reproduction sous une forme imprimée de ce livre à l’exercice du droit d’autorisation mentionné au premier alinéa du I de l’article L. 134-3 du Code de la propriété intellectuelle par une société de perception et de répartition des droits agréée.

• Gestion des licences d’exploitation numérique des livres indisponibles

Base légale :

Contractuelle : le traitement est nécessaire pour établir les termes des autorisations d’exploitation numérique, à savoir les licences. L’attribution de licence n’est plus en service depuis 2016.

Ce traitement couvre :

• La gestion des licences d’exploitation numérique des livres indisponibles pour les éditeurs et/ou opérateurs en cours d’exploitation et antérieure à novembre 2016.

• Gestion de la communication externe

Base légale :

• Votre consentement pour recevoir nos newsletters ou interagir avec vous ;
• Notre intérêt légitime à vous communiquer des informations essentielles en votre qualité d’adhérents ;

La gestion de la base librairies couvre :

• La gestion des relations publiques ;
• La communication d’information sur les activités de la SOFIA ;
• L’envoi de newsletters.

ARTICLE 5.DONNEES TRAITEES

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse à votre égard sont précisés lors de leur(s) collecte(s).

Vous pouvez consulter le détail des données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d’avoir sur vous en cliquant ici : le détail des données :

Finalités	Données traitées
Pour la gestion de la base auteurs	Données d’identification de l’auteur / Données permettant de contacter l’auteur Données relatives à l’adhésion à la SOFIA et d’autres organismes de gestions collectives Données relatives à la perception et au calcul des droits de prêt Données bancaires Données relatives aux droits d’auteur Données relatives aux ouvrages Données de connexion Données relatives à la situation fiscale et sociale de l’auteur et son NIR
Pour la gestion de la base éditeurs	Données d’identification de l’éditeur et/ou de son représentant légal / Données permettant de contacter l’éditeur Données relatives au contrat d’édition Données relatives à l’adhésion à la SOFIA et d’autres organismes de gestions collectives Données relatives à la perception et au calcul des droits de prêt Données bancaires Données relatives aux droits d’auteur Données relatives aux ouvrages Données de connexion Données relatives à la situation fiscale
Pour la gestion de la base bibliothèques	Données d’identification de la bibliothèque et/ou son représentant / Données permettant de contacter la bibliothèque Données relatives à l’adhésion à la SOFIA et d’autres organismes de gestions collectives Données relatives aux ouvrages Données relatives aux fournisseurs Données relatives à la perception et au calcul des droits de prêt Données bancaires Données relatives aux droits d’auteur Données de connexion Données relatives à la facturation Données relatives à la gestion du recouvrement Données relatives aux bibliothèques départementales
La gestion de la base fournisseurs de livres	Données d’identification de la librairie / Données permettant de contacter les librairies Données relatives à l’adhésion à la SOFIA et d’autres organismes de gestions collectives Données relatives aux ouvrages Données relatives aux fournisseurs Données relatives à la perception et au calcul des droits de prêt Données bancaires Données relatives aux droits d’auteur Données de connexion Données statistiques Données relatives à la facturation
La gestion de la rémunération des auteurs et des éditeurs au titre du droit de prêt	Données d’identification de l’auteur / Données permettant de contacter l’auteur Données d’identification de l’éditeur et/ou de son représentant légal / Données permettant de contacter l’éditeur Données relatives au contrat d’édition Données relatives à l’adhésion à la SOFIA et d’autres organismes de gestions collectives Données relatives à la perception et au calcul des droits de prêt Données bancaires Données relatives aux droits d’auteur Données relatives aux ouvrages Données de connexion Données relatives à la situation fiscale
La gestion des demandes d’action culturelle entrant dans le cadre du « quart copie privée ».	Données d’identification / Données permettant de contacter le candidat Données relatives aux signataires et conférenciers Données relatives aux administrateurs/ données permettant le vote des administrateurs pour l’attribution des subventions Données d’identification / Données permettant de contacter l’auteur Données financières dont cotisations sociales du candidat à la subvention ;
La gestion de la rémunération des dédicaces des auteurs BD	Données d’identification de l’auteur / Données permettant de contacter l’auteur Données relatives aux dédicaces lors des festivals Données bancaires Données relatives aux droits d’auteur Données relatives aux ouvrages Données de connexion Données relatives à la situation fiscale et sociale de l’auteur et son NIR
La gestion informatique des oppositions et des retraits des auteurs et des éditeurs de livres indisponibles	Données d’identification / Données permettant de contacter les auteurs et ayants-droits Données relatives aux ouvrages indisponibles Données relatives aux organismes de gestion collective d’appartenance Données d’identification / Données permettant de contacter les éditeurs Données relatives aux ouvrages (ex : titres indisponibles) Données relatives à l’adhésion à la SOFIA
Gestion des licences d’exploitation numérique des livres indisponibles	Données d’identification et données permettant de contacter les éditeurs et le responsable des livres indisponibles
Gestion de la communication externe	Données d’identification et données permettant de contacter l’adhérent

ARTICLE 6.DESTINATAIRES DE VOS DONNEES

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 4, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :

• Les organismes sociaux et fiscaux ;

• Les organismes de Gestion Collective de droits ;

• Les organismes de gestion de retraite complémentaire ;

• La société en charge de la gestion du fichier FEL ;

• Nos partenaires notamment dans le cadre de l’action culturelle ;

• Nos partenaires dans le cadre de la gestion des livres indisponibles tels que la BNF ;

• Nos personnels habilités :

• informaticien pour la maintenance ;
• administrateur pour la gestion du site intranet avec accès complets à toutes les informations ;
• utilisateurs SOFIA avec un accès restreints ;

• Nos Sous-traitants :

• Prestataire informatique de maintenance et d’hébergement ; l
• Prestataire d’envoi emailing ;
• Prestataire de numérisation et de commercialisation des livres électroniques

• Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, consultez notre Charte de gestion des cookies [lien hypertexte à insérer])

Vos données personnelles ne sont communiquées, échangées, vendues ou louées à aucune autre personne que celles mentionnées ci-dessus.

ARTICLE 7.DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 4, et synthétiser dans le tableau présenté lorsque vous cliquez ci-dessous

Plus de détail

Pour la gestion de la base auteurs	Toute la durée des droits d’auteur dans la limite de l’agrément accordée à la SOFIA
Pour la gestion de la base éditeurs	Toute la durée des droits d’auteur dans la limite de l’agrément accordée à la SOFIA
Pour la gestion de la base bibliothèque	Les données sont conservées pour toute la durée de l’agrément
Pour la gestion de la base librairies	Les données sont conservées pour toute la durée de l’agrément.
La gestion de la rémunération des auteurs et des éditeurs au titre du droit de prêt	Toute la durée des droits d’auteur dans la limite de l’agrément accordée à la SOFIA
Pour la gestion des demandes d’action culturelle entrant dans le cadre du « quart copie privée ».	Les données sont conservées pendant dix (10) ans. Les données de connexion des utilisateurs sont conservées pour une durée de six (6) mois.
La gestion de la rémunération des dédicaces des auteurs BD	Toute la durée des droits d’auteurs dans la limite de la durée du protocole d’accord
La gestion informatique des oppositions et des retraits des auteurs et des éditeurs de livres indisponibles	Les données sont conservées pendant toute la durée de la licence exclusive soit 10 ans renouvelables en vertu de la loi ou 5 ans renouvelables pour les licences non exclusives
Gestion des licences d’exploitation numérique des livres indisponibles	Licences exclusives : Les données sont conservées pendant toute la durée de la licence. Licences non exclusives : Les données sont conservées pendant cinq (5) ans.
Gestion de la communication externe	Les données sont conservées pendant tout la durée nécessaire au traitement.

ARTICLE 8.VOS DROITS

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données (en savoir plus)

• Droit de verrouillage ou d’effacement de vos données à caractère personnel (article 17 RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus)

• Droit de retirer à tout moment votre consentement (article 13-2c RGPD)

• Droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 RGPD)

• Droit d’opposition au traitement de vos données (article 21 RGPD) (en savoir plus)

• Droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque vos données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)

• Droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné (en savoir plus).

En cas de décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données, sauf leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre de ces droits, merci de bien vouloir prendre contact par mail acces@la-sofia.org , ou par courrier à SOFIA à l’adresse suivant Sofia, 199 bis boulevard Saint-Germain 75345 Paris cedex 07, et ce, en justifiant de votre identité.

Nous prendrons les mesures nécessaires pour vous répondre aussi rapidement que possible.

Vous pouvez également soumettre une réclamation à l’autorité de protection des données personnelles compétente s’agissant du traitement de vos données personnelles. Bien que nous vous invitions à nous contacter en premier lieu, si vous souhaitez exercer ce droit, vous devez contacter directement l’autorité de protection des données personnelles compétente, et pour la France notamment la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

ARTICLE 9.DONNEES DE CONNEXION ET COOKIES

La SOFIA enregistre des données de connexion (date, heure, adresse Internet, protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) et stocke des cookies (petits fichiers enregistrés sur votre équipement terminal) permettant de vous identifier, de mémoriser vos consultations, et de bénéficier de mesures et statistiques d’audience des SITES, notamment relatives aux pages consultées.

Vous pouvez consentir, refuser ou choisir le type de cookies dont vous acceptez le dépôt sur vos terminaux d’ordinateur, en vous rendant sur notre Charte de gestion des cookies.

Pour en savoir plus

En naviguant sur nos SITES, vous acceptez à ce que nous installions ce type de cookies dits « techniques » qui ont pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication par voie électronique de votre équipement terminal avec notre site, en facilitant la gestion et la navigation sur celui-ci.

Notre accès aux informations stockées dans votre équipement terminal ou l’inscription d’informations dans ce dernier se fera donc uniquement dans les cas suivants :

• Permettre ou faciliter la communication par voie électronique ;

• Lorsque cela s’avère nécessaire à la fourniture de notre service de communication en ligne à votre demande expresse.

En effet, ces types de cookies ne sont déposés sur vos terminaux qu’à condition que vous y consentiez, en continuant votre navigation sur notre site Internet ou notre application mobile. À tout moment, vous pouvez néanmoins revenir sur votre consentement à ce que nous déposions ce type de cookies via notre Charte de gestion des cookies.

Pour en savoir plus, sur la manière dont sont gérés ces différents cookies et pour autoriser ou vous opposer à leur dépôt, vous devez vous rendre sur notre Charte de gestion des cookies

ARTICLE 10.SECURITE

La SOFIA et ses éventuels sous-traitants s’engagent à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et la confidentialité de vos données en application de la loi Informatique et Libertés et, du RGPD.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature de vos données et des risques présentés par notre traitement, pour préserver la sécurité de vos données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification des personnes accédant aux données avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions, chiffrement de certaines données etc.).

Ces mesures prennent en compte l’état de l’art, les coûts de mise en œuvre ainsi que la nature, le périmètre, le contexte et les finalités du traitement de données, ainsi que le risque et le danger pour les droits et libertés des personnes concernées.

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